○大槌町文書取扱規程
平成5年3月15日
訓令第1号
〔注〕 平成12年3月から改正経過を注記した。
大槌町文書取扱規程(昭和36年訓令第2号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第7条の2)
第2章 文書の収受及び配布(第8条―第12条)
第3章 文書の処理(第13条―第25条)
第4章 文書の浄書及び発送(第26条―第29条)
第4章の2 電子メールの利用に関する特例(第29条の2―第29条の6)
第5章 文書の整理、保管及び保存(第30条―第37条)
第6章 補則(第38条・第39条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、大槌町における文書の取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的に行われるよう処理しなればならない。
(定義)
第2条の2 この訓令において、次に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1) 文書 実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。)であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。
(2) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が、当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について、改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(3) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与される文書をいう。
追加〔平成16年訓令11号〕、一部改正〔平成31年訓令11号〕
(文書主義)
第3条 事務を処理するに当たっては、緊急を要する場合のほか、全て文書をもって行わなければならない。
一部改正〔平成28年訓令2号〕
(文書の区分)
第4条 文書は、令達文書と一般文書に区分する。
2 令達文書は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によるもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定によるもの
(3) 訓令 補助機関又は職員に対して職務を指揮するため規程その他一定の形式により命令するもの
(4) 告示 法令の規定等で公示が義務づけられているもの又は公表を要する行政処分若しくは規程等を公示するもの
(5) 公告 告示以外のもので一般に知らせるもの
(6) 達 特定の個人又は団体に対して、特定の事項を指示命令するもの
(7) 指令 個人又は団体の申請、出願等に対して指示命令するもの
3 一般文書は、令達文書以外の文書とし、おおむね次に掲げるとおりとする。
(1) 通達 行政の運営等について方針を指示し、又は一定の行為を命令するもの
(2) 依命通達 補助機関が町長の命により自己の名で通知するもの
(3) 上申 町長、国又は県に対して一定の行為を申告するもの
(4) 申請 町長、国又は県に対して一定の行為を求めるもの
(5) 進達 上司、国又は県に提出する文書を取り継ぐもの
(6) 副申 通達する文書に意見を添えるもの
(7) 諮問 一定の機関に一定の事項について意見を求めるもの
(8) 答申 諮問に対して意見を述べるもの
(9) 照会 一定の事実について問い合わせるもの
(10) 回答 照会に答えるもの
(11) 報告 一定の事実について経過を知らせるもの
(12) 通知 一定の事実を特定の相手に知らせるもの
(13) 依頼 事務処理その他を依頼するもの
(14) 伺い 上司の許可を受け、又は指揮を請うもの
(15) 復命 命令された結果を報告するもの
(16) 願い又は届け 一定の事項について願い出又は届け出るもの
(17) 証明 特定の事実を証明するもの
(18) 許可 一定の行為の一般的禁止を特定の場合に解除するもの
(19) 陳情 特定の事項について実情を訴え措置を求めるもの
(20) 契約 当事者が一定の法律効果の発生を目的として約定するもの
(21) 不服申立て又は請願 行政不服審査法(平成26年法律第68号)、請願法(昭和22年法律第13号)その他法令に基づいて不服申立て又は請願として提出し又は提出されるもの
(22) 辞令 職員の身分等について命令するもの
(23) その他 表彰状、感謝状、祝辞、式辞、弔辞その他前各号以外のもの
一部改正〔平成12年訓令2号・28年2号〕
(総務課長の職務)
第5条 総務課長は、文書等の収受及び配布並びに発送についての事務を総括する。
2 総務課長は、各課の文書事務の調査又は必要な指導を行うことができる。
一部改正〔平成28年訓令2号〕
(所属長の職務)
第6条 所属長は、その所管に係る文書事務が正確かつ迅速に処理されるよう部下職員を指揮監督しなければならない。
(文書取扱担当者)
第7条 各課の文書処理を行わせるため、所属長の定めるところにより各課に文書取扱担当者(以下「文書担当者」という。)を置く。
2 文書担当者は、上司の命を受け、課内における文書の収受、発送等に関する事務を行うものとする。
一部改正〔平成27年訓令3号〕
(電子文書取扱主任)
第7条の2 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書の受信及び送信に関する事務に従事する文書取扱主任(以下「電子文書取扱主任」という。)を各課に別に指定することができる。
追加〔平成16年訓令11号〕
第2章 文書の収受及び配布
(到着文書等の処理)
第8条 役場に到着した文書等は、総務課において次の各号に定めるところにより配布しなければならない。
(1) 文書等は、課別に区分して文書担当箱を用いて文書担当者に配布すること。
(2) 現金、金券、書留郵便、有価証券等は、封のまま封皮に別に定める様式による受付印を押印の上、文書担当者に配布するとともに、別に定める様式による文書配布簿に受領印を徴すること。
(3) 2以上の課に関連する文書は、その関係の最も多い課に配布すること。
2 各課の文書担当者は、前項の規定により収受した文書等について、文書の余白に受付印を押印し、適正に処理しなければならない。ただし、当該文書が審査請求書、訴訟、請願等、収受の日時が権利の得失に係るものである場合は、文書の余白に到着時刻を記入し、封筒のあるものはこれを添えて、処理を行わなければならない。
一部改正〔平成27年訓令3号・28年2号〕
(執務時間外に到着した文書)
第9条 執務時間外に到着した文書の取扱いについては、大槌町職員服務規程(昭和43年大槌町訓令第1号)の定めるところによる。
一部改正〔平成28年訓令2号〕
(郵便料金未払又は不足の文書)
第10条 郵便料金の未払又は不足の文書が到着したときは、発信者が官公庁であるとき、又は公務に関し特に必要と認められるときに限り、その未払又は不足の料金を納付して収受することができる。
一部改正〔平成19年訓令7号〕
(各課で直接収受した文書)
第11条 各課で直接収受した文書は、第14条第2項により処理しなければならない。
(総合行政ネットワーク文書の処理)
第11条の2 総合行政ネットワーク文書は、主管課で直接受信したものを除き、総務課において処理する。
2 総務課は、総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、次に掲げるところにより処理する。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
(3) 前号の規定により受領通知を行った文書については、主管課の電子文書取扱主任に配信する。
追加〔平成16年訓令11号〕
第11条の3 主管課で直接受信した総合行政ネットワーク文書は、電子文書取扱主任が処理する。
追加〔平成16年訓令11号〕
第12条 削除
〔平成27年訓令3号〕
第3章 文書の処理
(文書処理の原則)
第13条 各課の文書の処理は、全て所属長が中心となり、文書の迅速な処理に絶えず留意し、事案が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。
一部改正〔平成28年訓令2号〕
(収受した文書の取扱い)
第14条 文書の処理は、配布を受けた各所属長の責任とする。
2 文書担当者は、文書等の配布を受けたときは、直ちに別に定める様式による文書件名簿に所要事項を記載する(軽易な文書を除く。)とともに、当該事務の担当職員に配布しなければならない。
3 重要又は異例に属する文書は、その処理につき、速やかに上司の指示を受けなければならない。
一部改正〔平成20年訓令4号・25年12号・27年3号・28年2号〕
(例規文書の処理)
第15条 国又は県からの訓令、指示、通達等で例規となる文書は、必要に応じ、その写し等を関係課に配布するものとする。
一部改正〔平成12年訓令2号・27年3号〕
(文書起案の原則)
第16条 文書の起案は、文字を正確に書き、現代仮名遣い等により平易明確に起案しなければならない。
(起案)
第17条 起案は、別に定める様式による回議用紙を用い、次の各号によらなければならない。ただし、軽易な事項はこの限りでない。
(1) 起案文書には、所属課名、起案者名及び起案年月日を記入し、認印すること。
(2) 起案文書には、簡明な標題を付けた後、必要のあるものは文案の前に起案理由を伺いとして記載し、文案の後に準拠法令の条文、参考書類又はその要旨、予算関係等必要事項を適宜記入又は添付すること。
(3) 専決事項にかかる起案は、回議用紙の不要決裁欄を斜線で抹消すること。
(4) 合議を要する起案は、合議欄に必要課名を記入すること。
(5) 回議案の重要な事項を訂正又は添削したときは、その箇所に認印をすること。
一部改正〔平成27年訓令3号・28年2号〕
(口頭又は電話の処理)
第18条 口頭又は電話で受けた重要な事項は、別に定める様式による電話(口頭)受付票を用いて処理することができる。
一部改正〔平成28年訓令2号〕
第19条 削除
〔平成27年訓令3号〕
(緊急事案)
第20条 緊急事案で定められた手続を経るいとまのないときは、口頭等便宜な方法で上司の承認を受けて処理し、その後遅滞なく定められた手続をとらなければならない。
一部改正〔平成28年訓令2号〕
(記号及び番号)
第21条 収発文書には、原則として、町名の頭文字と課名の頭文字各1字を使用するものとする。この場合において、自発的に発する文書には「発」、収受文書に基づいて発する文書には「収」の記号を付け、文書番号は各課別の番号とし、文書件名簿に登録した文書番号を記入しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、軽易な文書には、文書番号を記入しないで号外又は事務連絡として処理することができる。
3 一般文書の収発番号は、会計年度により付さなければならない。
4 令達文書は、種類別に毎年順位番号を付し、別に定める様式による公示令達簿に登載しておかなければならない。この場合において、指令番号については会計年度により付し、別に定める様式による指令番号簿に登載しておかなければならない。
一部改正〔平成23年訓令15号・27年3号・5号・28年2号〕
(合議)
第22条 起案文書で他課に関係あるものは、それぞれ関係課に合議しなければならない。
2 文書の合議を受けたときは、直ちに事案を検討し、異議があるときは主管課長と協議し、協議が整わないときは直ちに上司の指示を受けなければならない。
3 合議案で、上司の決裁により変更又は廃案となった事案は、起案者において合議先に通知しなければならない。
一部改正〔平成25年訓令12号・27年3号〕
(合議の特例)
第23条 回議案等で次に掲げるものは、総務課長の合議を受けなければならない。
(1) 条例、規則、訓令、告示及び公告に関するもの
(2) 議会提出に関するもの
(3) 重要な例規に関するもの
(4) 国又は県に対する請願及び陳情に関するもの
(5) 公文書の公開請求等に関するもの
(6) 不服申立て及び訴訟に関するもの
(7) 職員の自家用車を公用車扱いとして運行する場合の旅行命令に関するもの
(8) 共催又は後援等事務処理に関するもの
(9) その他町政に関する重要な事項
一部改正〔平成12年訓令2号・16年8号・25年12号・27年5号・28年2号〕
(決裁)
第24条 回議案は、大槌町事務代決専決規程(昭和44年大槌町訓令第2号)の規定により、決裁を受けなければならない。
一部改正〔平成28年訓令2号〕
(決裁年月日)
第25条 決裁を受けた文書には、決裁年月日を記入するなど、担当課において決裁年月日を明らかにしておかなければならない。
一部改正〔平成27年訓令3号〕
第4章 文書の浄書及び発送
(浄書)
第26条 文書の浄書は、各課において行わなければならない。
一部改正〔平成25年訓令12号〕
(文書の発信者名及び公印等)
第27条 発信文書は、町長名を用いなければならない。ただし、町長から委任された事項については、副町長名、課室長名又はこれらに相当する職名を用いることができる。
2 浄書済みの文書は、大槌町公印規程(昭和38年大槌町訓令第3号)の定めるところにより公印を押し、発送の手続を取らなければならない。この場合において、別に定めがある場合又は必要と認める場合は、原議書と当該文書に契印を押すものとする。
3 前項の規定にかかわらず、対内文書又は軽易な文書は、公印を省略することができる。
一部改正〔平成19年訓令1号・27年3号・28年2号・31年11号〕
(電子署名)
第27条の2 前条第2項の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を付与するものとする。
2 施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁文書を添えて電子文書取扱主任に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。
3 電子文書取扱主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決裁文書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。
4 第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。
追加〔平成16年訓令11号〕
(発送)
第28条 発送文書等は、全て上司の決裁を経た後発送しなければならない。
2 発送文書で郵送のものは、当該文書を午後1時30分までに別に定める様式による郵便発送依頼票と併せ、総務課に届けるものとする。この場合において、特に急を要する文書及び一時に大量に発送する文書は、あらかじめ総務課に連絡しなければならない。
3 郵送によるものは、所定の封筒を使用し、特殊な扱いを受けるものは、封書に書留、親展等の別を明らかにしなければならない。ただし、県庁に提出する文書は、封筒を省略できるものとする。
4 郵送は、原則として料金後納とし、総務課において取りまとめ、別に定める様式による料金後納郵便物差出票に発送個数等を記載し、発送するものとする。
5 郵便切手、はがき又は現金を使用して発送する場合は、別に定める様式による郵便切手受払簿に所要事項を記入する。
6 使送によるものは、総務課で別に定める期日まで総務課総務班に届けるものとする。
7 小包等特殊な物品を発送するときは、主管課において包装、宛先を記入し、総務課に回付しなければならない。
一部改正〔平成19年訓令7号・20年4号・25年16号・27年3号・28年2号〕
(発信)
第28条の2 総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を送信するときは、主管課の電子文書取扱主任が送信するものとする。
追加〔平成16年訓令11号〕
(執務時間外等の発送)
第29条 執務時間外又は休日に発送する文書等については、主管課で所定の手続を取らなければならない。
第4章の2 電子メールの利用に関する特例
追加〔平成16年訓令11号〕
(電子メールの利用)
第29条の2 文書管理に関する事項のうち、収受及び施行に係るものについては、総務課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。
追加〔平成16年訓令11号〕
追加〔平成16年訓令11号〕、一部改正〔平成28年訓令2号〕
(対象機関等)
第29条の4 前条の施行文書の相手方は、大槌町の機関、総合行政ネットワークが接続された機関、電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。
追加〔平成16年訓令11号〕
(収受)
第29条の5 電子文書取扱主任は、電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち電子文書取扱主任が公文書と特定したものを速やかに紙に出力するものとする。
2 電子文書取扱主任は、前項の規定により出力した文書を収受の規定の例により処理するものとする。
追加〔平成16年訓令11号〕
(施行)
第29条の6 電子メールを利用する施行文書は、総務課長が別に定める方法により送信しなければならない。
2 電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。
追加〔平成16年訓令11号〕
第5章 文書の整理、保管及び保存
(文書整理の原則)
第30条 文書は、各課ごとに整理し、重要なものは、非常災害時に際して支障がないようあらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。
2 文書は、班又は室を単位として整理保存しなければならない。
一部改正〔平成23年訓令15号〕
(事務担当者の文書整理)
第31条 事務担当者は、未処理文書(事業にあっては年度途中のもの等。以下同じ)及び完結文書を次の各号により、整理保管しなければならない。
(1) 未処理文書は、一定の場所に保管し、常に文書の所在を明らかにしておけなければならない。
(2) 完結した文書は、処理経過、種別、保存年限、認印等の完否を確認のうえ、あらかじめ定められた簿冊にして整理しておかなければならない。
(文書の編集等)
第32条 完結した文書については、主管課において次により整理保管し、公文書の公開事務等に速やかに対応できるようにしておかなければならない。
(2) 編集、装丁した簿冊の背表紙には年度、ファイル名、保存完了年度、所属名等を記載する。
(3) 同一事件で数種目に関連した文書は、その関係の最も深い項目に編集する。
(4) 二つ以上の事件で、保存年限を異にする場合においてその事件が相互に関係があり、同一事件として編集することが適当なときは、長期間の種別とする。
(5) 図面、計算書等で一般の文書に編集することが困難なものは、適宜紙袋等に入れ又は結束して別に編集し、関係文書にその旨記載しておく。
一部改正〔平成27年訓令3号・28年2号〕
(文書の保存年限等)
第33条 所属長は、総務課長が定める文書標準保存年限表に基づき、文書の保存期間を設定しなければならない。
2 文書の保存年限の計算は、文書処理の完結した翌年度から起算する。
一部改正〔平成28年訓令2号・31年11号〕
一部改正〔平成27年訓令3号・28年2号・31年11号〕
(保存文書等の管理)
第35条 保存文書等の保管責任者は、各所属長とする。
2 各所属長は、その主管に係る保管文書の登録、保管状況等について調査するなど、常にその所在、保存状態についての管理を怠ってはならない。
3 保存文書等の他課への貸出し等については、別に定める様式による保存文書等貸出簿に必要事項を記入しておかなければならない。
一部改正〔平成27年訓令3号・28年2号〕
(文書の庁外持出し制限)
第36条 保存文書等は、庁外に持ち出してはならない。ただし、検査、審査又は協議等に必要な場合で所属長が特に認めたときは、この限りでない。
一部改正〔平成12年訓令2号・28年2号〕
(文書の廃棄)
第37条 文書の廃棄は、次の各号により行うものとする。
(1) 所属長は、毎年度、公文書目録を確認の上、保存文書がその保存期間を経過したときは、廃棄処理を行うものとする。
(2) 廃棄文書で、機密に属するもの又は他に使用されるおそれのあるものは、裁断、溶解、焼却等の処置を講じなければならない。
(3) 所属長は、保存文書で保存年限が経過し、なお保存する必要があると認められるものは、その年限を延長することができる。
一部改正〔平成16年訓令11号・27年3号・28年2号・31年11号〕
第6章 補則
(町史の資料)
第38条 前条の規定により保存文書を廃棄する場合、総務課長は、町史資料として必要と認めるものは、これを別に保存しなければならない。
(補則)
第39条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱い等について必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成5年4月1日から施行する。
附則(平成7年6月30日訓令第8号)
1 この訓令は、平成7年7月1日から施行する。
2 この訓令の施行前に、改正後の規定により使用された用紙は、この訓令の規定により使用されたものとみなす。
附則(平成11年5月31日訓令第5号)
この訓令は、平成11年7月1日から施行する。
附則(平成12年3月27日訓令第2号)
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成16年7月20日訓令第8号)
この訓令は、平成16年8月1日から施行する。
附則(平成16年10月29日訓令第11号)
この訓令は、平成16年11月1日から施行する。
附則(平成18年7月1日訓令第7号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成19年3月20日訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年9月19日訓令第7号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成20年3月17日訓令第4号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成23年10月31日訓令第15号)
この訓令は、平成23年11月1日から施行する。
附則(平成25年11月7日訓令第12号)
この規程は、平成25年12月1日から施行する。
附則(平成27年3月27日訓令第3号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成27年6月17日訓令第5号)
この訓令は、平成27年6月17日から施行する。
附則(平成28年2月2日訓令第2号)
この訓令は、平成28年2月2日から施行する。ただし、表2の項の改正部分は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月29日訓令第11号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
文書標準保存年限表
保存期間の区分 | 行政文書の類型 | |
永年保存とするもの | 1 条例、規則、訓令等の制定改廃に関するもの 2 国又は県からの通知で重要なもの 3 重要な施策の計画に関するもの 4 議案書、議会会議録、議決書等 5 組織及び定数に関するもの 6 職員の履歴及び進退賞罰に関するもの 7 財産の取得、処分及び管理に関するもの 8 町の境界、字の改称及び住居表示等に関するもの 9 叙位、叙勲、褒章及び表彰に関するもの 10 訴訟、不服申立てその他争訟に関するもの 11 行政文書の管理及び保存に関するもの 12 公文書目録 13 前各号に掲げる行政文書に類するもので永年保存を必要とするもの | |
10年保存とするもの | 1 所管する法人の監督に関するもの 2 人事に関するもの 3 統計及び調査結果の報告に関するもの 4 重要な契約に関するものなど対外的な権利義務関係を生ずるもの 5 前各号に掲げる行政文書に類するもので10年保存を必要とするもの | |
5年保存とするもの | 1 予算及び決算に関するもの 2 補助金、貸付金等に関するもの 3 各種委員会、審議会等に関するもの 4 職員の給与に関するもの 5 請願、陳情等に関するもの 6 許可、認可、承認、処分の取消し等の行政処分に関するもの 7 行政指導に関するもの 8 権利義務関係を生じない届出、報告等に関するもの 9 前各号に掲げる行政文書に類するもので5年保存を必要とするもの | |
3年保存とするもの | 1 職員の研修、厚生福利及び服務に関するもの 2 庁舎管理に関するもの 3 帳簿、台帳、名簿等で常時使用するもの 4 権利義務関係を生じないもの 5 前各号に掲げる行政文書に類するもので3年保存を必要とするもの | |
1年保存とするもの | 1 軽易な照会、回答、報告、通知等に関するもの 2 軽微なもの | |
1年未満で廃棄できるもの | 1 内部の事務連絡に関するもので定型的なもの 2 軽微なもの | |
その他 | 権利義務関係の消滅が確定するまでの間 | 個人及び法人の権利義務の確定に関するもの |
法令等の定める期間 | 法令等で保存期間が定められているもの | |